Így biztosítsd be, hogy megnyered a pályázatot!
1. Válaszold meg a kérdést!
Ez egyértelműen hangozhat, ám a legnagyobb hiba, amit a pályázatírás során rendszeresen elkövetnek, hogy a pályázó valójában nem válaszol a kérdésre. Kicsit olyan ez, mintha egy politikust faggatnánk, de kellően részletes választ szeretnénk rizsa nélkül! Gondold át, miért tehetik fel éppen ezt a kérdést.
2. Használd a megfelelő pályázati dokumentumokat!
Mindig győződj meg arról, hogy a kapott dokumentumokat használod a válaszadáshoz. Jó gyakorlat, ha az ajánlattételi felhívás dokumentumot használod válaszként, és az egyes kérdések alá írod be a válaszaidat. Ez biztosítja, hogy a megfelelő és releváns információkat a megfelelő helyen add meg. Ügyelj arra, hogy ne mentsd el PDF-ben, mert ez megnehezíti az értékelők munkáját.
3. Kövesd a pályázati útmutatót!
Az ajánlatok olyan válaszűrlapokat tartalmaznak, amelyek szigorú szókorlátokat határoznak meg, ezért ügyelj arra, hogy ezt ne lépd át, mert ilyen esetben pontokat veszíthetsz. Célszerű a szavak számát is feltüntetni a válasz végén, hogy megkönnyítsd az értékelők munkáját.
4. Hozz létre szakmai kapcsolatokat és hálózatot!
A siker erős mutatója lehet az ügyfél szervezetével fennálló kapcsolat, ha azonban közszférabeli szerződésre pályázol, az elbíráló nem veheti figyelembe a meglévő kapcsolatokat vagy tapasztalatokat. Soha ne válaszolj azon az alapon, hogy már ismernek! Ügyelj arra, hogy ne próbáld befolyásolni a döntést vagy a vevőt, mert ezzel kizárhatod magadat.
5. írj egyértelmű és meggyőző ajánlatot!
A válaszdokumentumokra benyújtott válaszoknak világosnak és rövidnek kell lenniük. Adj hozzá vizuális elemeket, például diagramokat, grafikonokat vagy illusztrációkat, amelyek elősegítik az összetettebb ötletek közvetítését. Ne habozz, és ügyelj arra, hogy világos legyen, amit mondasz. Kérj meg valakit, hogy olvassa át és ellenőrizze az anyagot.
6. Adj meg pontos részleteket!
Győződj meg róla, hogy pontos és részletes válaszokat adsz. Ne használj szlenget vagy zsargont, és mindig ügyelj rá, hogy teljesen töltsd ki az árdokumentumot. Ahol az árat le lehet bontani, például anyagokra és munkaerőre, ott mindenképp jó ötlet ezt megtenni, hiszen mutatja az értékelőnek, hogy nem légből kapott az adat.
7. Győződj meg arról, hogy a cég adatai helyesek!
Meglepődnél, hány ajánlatban írják rosszul a cég vagy személyek nevét. Győződj meg róla, hogy ezek helyesek, mert nincs rosszabb annál, mint ha valaki nem szán rá időt a helyes név használatára! Nagyon gyakori hiba az is, hogy egy korábban használt sablont újra felhasználnak, és a dokumentumban bennehagyják a korábbi ajánlattevő vagy szervezettípus nevét.
Galambos Dániel
